Organización del Acervo

. Clasificación jerárquica de documentos en categorías.

. Conformación de las fichas para identificación de documentos por categoría.

. Soporte para cualquier tipo de archivos sin la modificación de su formato original.

. Administración de todo el ciclo de vida de los documentos de forma estructurada y segura, desde la creación hasta y su archivado o descarte.

. Utilización automática de modelos de documentos ya estandarizados por la empresa en los procesos de creación y revisión.

. Ultimado automático de las informaciones del banco de datos en el cuerpo de los documentos - MS-Office y Autocad.

. Almacenado de los archivos en banco de datos o en servidores distribuidos con mecanismos de compresión y protección por seña.

. Auditoria de acceso sobre las acciones ejecutadas [visualización, inclusión, exclusión e impresión de documentos].

. Integración con el sistema de ERP corporativo.


Divulgación de los Documentos

. Definición de los derechos de acceso a los documentos por grupos de usuarios y tipos de documentos.

. Búsqueda de documentos a partir de cualquier dato como número, asunto, palabra-clave, etc.

. Búsqueda avanzada por textos en el propio cuerpo de los documentos [Full-Text Search].

. Circulación electrónica de los documentos divulgados con firma de conocimiento por los usuarios.

. Visualizador propio para decenas de formatos de archivo, como Word, Excel, Autocad, formatos de imagen (bmp, tiff, jpeg, etc.).

. Mecanismo de seguridad para restricción de copia e impresión de documentos.

. Marca de agua para identificación de copia controlada en la impresión de documentos.

. Control del envío, recepción y cancelado de copias de documentos impresas o distribuidas por e-mail.

. Emisión de listas maestras a partir de diversos criterios de clasificación.


Gestión del Archivo Físico *

. Dirección automática de los documentos para sus respectivos locales de archivado en la empresa.

. Tabla de Temporalidad Documental [TTD] para estandarización de los criterios de archivado y descarte por categoría de documento.

. Acompañamiento del trámite de documentos en la empresa con registro cronológico de las entradas y salidas por los diversos sectores envueltos.

. Registro de préstamos de documentos del archivo físico con control de plazos para devolución.

. Impresión de etiquetas de identificación para documentos, carpetas y locales de archivado.

. Emisión de diversos gráficos cuantitativos considerando el volumen de documentos indexados, archivados, movilizados y descartados, con totalización por departamento, período, categoría de documento, etc.

[ * ] Módulo opcional